Plan de formation

Présentation de ACT!

• Comment travailler avec ACT! au quotidien de manière organisée.
• Présentation de l’environnement et des différentes fonctionnalités du logiciel.

La gestion des contacts et des sociétés

• Présentation des différents champs des fiches contact et société.
• Utilisation des différents onglets de contact et de société.
• Savoir ajouter/modifier/supprimer un contact/une société.
• Gestion des droits d’accès et confidentialité des données.
• Savoir gérer les doublons.
• Savoir ajouter des pièces-jointes aux contacts.
• Savoir ajouter des contacts secondaires.

La gestion des groupes

• Ajouter/modifier/supprimer des groupes et sous-groupes.
• Savoir ajouter des contacts à des groupes, réorganiser ses groupes existants.
• Concevoir des groupes statiques et des groupes dynamiques.

La recherche d’informations

• Savoir trier, sélectionner/réorganiser les colonnes dont on a besoin.
• Utilisation des recherches par mots clés pour trouver des contacts/sociétés/notes/historiques/…
• Utilisation des recherches simples, avancées et croisées, basées sur les champs.
• Recherche de contacts par évènements annuels.
• Exporter les listes vers Excel.

La gestion des notes et des historiques

• Insertion de notes sur un contact ou un société.
• Enregistrements d’historiques: appels reçus, appels passés, rendez-vous honorés, tâches effectuées, …

La gestion des activités à réaliser et des agendas partagés

• Affichage et impression des agendas / liste des tâches des utilisateurs.
• Planification d’activités: appels à faire, rendez-vous à réaliser, tâche à effectuer, …
• Modifier l’organisation d’une activité en termes de date ou de personnes conviées.
• Gérer les invitations avec un envoi par email aux participants.
• Gérer ses alarmes et ses activités en conflit.
• Planification d’activités périodiques.
• Enregistrement des activités terminées.
• Utilisation de la notion de séries d’activités.
• Savoir gérer ses activités dans la liste des tâches (activités urgentes, en retard, …).
• Savoir modifier l’affichage de la liste des tâches (réorganisation des colonnes et filtrage).
• Savoir personnaliser l’affichage de l'agenda partagé.

L’utilisation des rapports et des tableaux de bord

• Savoir utiliser les rapports et tableaux de bord existants dans ACT!.
• Présentation d’une partie des rapports avec leur utilisation (aperçu, filtrage, export …).
• La gestion des impressions.

La messagerie Outlook couplée à ACT!

• Les principes de fonctionnement du couplage entre Outlook et ACT!.
• Envoyer des emails Outlook depuis ACT! en conservant un historique au niveau des contacts.
• Gestion des emails reçus pour les réintégrer également dans l’historique des contacts.

Les modèles de courrier ACT! ou Word

• Savoir utiliser des modèles de document ACT! ou Word contenant des champs de fusion.
• Savoir garder une trace dans l’historique des courriers envoyés.
• Savoir réaliser un publipostage avec ACT!.

La gestion des opportunités

• Création et utilisation des opportunités.
• Présentation des étapes d’un cycle de vente.
• Présentation de la gestion des produits et des prix.
• Savoir gérer ses opportunités de vente de leur création à leur clôture (gagnées ou perdues).
• Pondérer ses opportunités et planifier la date de clôture estimée en vue de gérer ses prévisions.
• Savoir générer des rapports sur ses prévisions de vente et sur ses ventes gagnées.
• Consulter les KPIs, les graphiques d’évolution des ventes et l’entonnoir des ventes.